Ce que l'IA peut reprendre dès aujourd'hui
Le travail autour du logiciel comptable prend souvent plus de temps que la comptabilité elle-même. Quelqu'un ouvre un e-mail, télécharge un PDF, relève fournisseur, montant et TVA, cherche le bon compte, puis saisit le tout. L'IA fait bien ce travail de lecture et de classement. Tâches typiques :
- Factures fournisseurs : lire le fournisseur, le numéro, la date, les montants, les taux de TVA, l'échéance et les données de paiement de la QR-facture, puis préparer une écriture créancier.
- Justificatifs et notes de frais : les photos de tickets de restaurant, d'essence ou de parking deviennent des lignes de frais avec catégorie et TVA.
- Bulletins de livraison et confirmations de commande : comparaison avec la commande et signalement des écarts de quantité ou de prix.
- E-mails clients : les demandes comme un changement d'adresse, une copie de facture ou une question de paiement sont reconnues et une réponse est préparée.
- Rappels de paiement : un texte de rappel courtois dans la langue du client, à partir du poste ouvert.
- Propositions d'imputation : compte, centre de coûts et code TVA proposés selon la manière dont des documents similaires ont été comptabilisés.
À quoi ressemble un processus concret
Prenons une facture fournisseur qui arrive en PDF dans une boîte e-mail partagée. Un processus automatisé typique compte six étapes. Vos fournisseurs n'ont rien à changer.
- La facture arrive par e-mail, ou quelqu'un la scanne ou la photographie.
- L'IA lit le document en allemand, français, italien ou anglais et extrait les champs dont vous avez besoin.
- Elle contrôle les données : le fournisseur est-il connu, les lignes et la TVA donnent-elles bien le total, l'IBAN ou la référence QR correspondent-ils à ceux que vous connaissez, s'agit-il peut-être d'un doublon ?
- Elle propose un compte, un centre de coûts et un code TVA, sur la base de votre plan comptable et des écritures précédentes.
- Une personne voit le document original à côté de l'écriture préparée et la valide, la corrige ou la refuse.
- Ce n'est qu'après validation que l'écriture est transmise à Bexio ou Abacus via l'interface du logiciel, avec le PDF en pièce justificative.
Pourquoi la validation est importante
L'IA lit bien les documents, mais pas sans erreur. Un scan flou, une mise en page inhabituelle ou une note de crédit qui ressemble à une facture peuvent conduire à une valeur fausse. La validation intercepte ces cas avant qu'ils n'arrivent dans votre comptabilité. Et la responsabilité reste là où elle doit être : chez votre équipe financière ou votre fiduciaire.
En pratique, une validation prend quelques secondes, car la personne contrôle au lieu de saisir. Avec le temps, certains documents, comme la facture mensuelle identique d'un opérateur télécom, ne demandent plus qu'un coup d'œil. Le déclenchement des paiements devrait rester une étape séparée et réfléchie.
Justificatifs et notes de frais
Les justificatifs de frais sont petits mais nombreux. Les collaborateurs les photographient avec leur téléphone ou les transfèrent par e-mail. L'IA lit le montant, la date, le commerce et la TVA, propose une catégorie comme déplacement, repas ou véhicule, puis regroupe les justificatifs par personne et par mois. L'équipe financière contrôle la liste et la transmet en une fois. Les justificatifs illisibles sont signalés, pour demander une meilleure photo tant que le déplacement est encore récent.
Les e-mails autour de la comptabilité
Une bonne partie des e-mails d'une boîte comptable relève de la routine. L'IA les trie et prépare l'étape suivante :
- Les factures et justificatifs sont reconnus et envoyés dans le processus décrit plus haut.
- Les demandes de copie de facture reçoivent un projet de réponse avec le bon PDF en annexe.
- Les questions de paiement reçoivent un projet indiquant le montant ouvert et l'échéance tirés de votre système.
- Tout ce qui sort de l'ordinaire, comme un litige ou une réclamation, est transmis à la bonne personne sans projet de réponse.
Ce qui reste manuel
L'automatisation reprend la saisie, pas les décisions. Ces tâches restent entre les mains de vos collaborateurs :
- Valider les écritures et déclencher les paiements.
- Le bouclement annuel, les régularisations et tout ce qui demande une appréciation de la période.
- Les litiges avec des fournisseurs ou des clients.
- Vérifier par téléphone les coordonnées bancaires nouvelles ou modifiées, car les fausses coordonnées sont un schéma de fraude fréquent.
- Les décomptes TVA et tout ce dont votre fiduciaire répond.
Bexio et Abacus : les différences
Les deux systèmes peuvent être reliés à un processus d'IA, mais la mise en place diffère. La bonne approche dépend de vos licences, de vos modules et de la personne qui gère le système.
| Bexio | Abacus | |
|---|---|---|
| Utilisateurs typiques | Petites entreprises, qui tiennent souvent leur comptabilité elles-mêmes | PME en croissance et fiduciaires, souvent avec un partenaire qui configure le système |
| Connexion | Logiciel cloud avec une interface pour des outils externes | Les interfaces dépendent de la version, des modules et de l'exploitation, en général avec votre partenaire Abacus |
| Bon premier cas d'usage | Factures fournisseurs et justificatifs de frais | Factures fournisseurs avec centres de coûts et règles de visa |
| Qui impliquer | La personne qui tient la comptabilité, le cas échéant votre fiduciaire | Équipe financière, partenaire Abacus et informatique |
Comment démarrer
- Choisissez un type de document avec du volume, en général les factures fournisseurs. Estimez combien en arrivent par mois et le temps que prend chacune.
- Rassemblez 30 à 50 exemples réels, y compris des cas difficiles comme des scans, des notes de crédit et des factures dans d'autres langues.
- Définissez les champs, les contrôles et les règles de validation : qui valide quoi, et à partir de quel montant une deuxième personne regarde.
- Testez quelques semaines sur des données réelles, avec la validation dès le premier jour, et mesurez le temps gagné et les corrections nécessaires.
- Ensuite seulement, reliez le processus à Bexio ou Abacus et ajoutez un autre type de document ou la boîte e-mail.
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