Ces tâches ont trois points communs : elles reviennent souvent, elles portent sur des textes, des documents ou des données, et une personne peut vérifier le résultat en quelques secondes. Dans chaque exemple, l'IA prépare le travail et quelqu'un de votre équipe décide de la suite.
1. Trier les e-mails entrants et préparer les réponses
Une boîte partagée comme info@ ou office@ reçoit des demandes d'offre, des réclamations, des factures, des candidatures et du spam. L'IA lit chaque message, identifie la demande, la transmet à la bonne personne et rédige un projet de réponse dans la langue du client.
- Gérance immobilière : les annonces de dégâts sont reconnues, l'immeuble et l'urgence sont relevés et une confirmation est préparée pour le locataire.
- Fiduciaires : les questions des clients sur les délais ou les pièces à fournir sont transmises au comptable responsable avec un bref résumé.
Points d'attention : commencez par des brouillons plutôt que par l'envoi automatique. Définissez clairement les catégories et qui est responsable de chacune. Les e-mails contiennent souvent des données personnelles : vérifiez où tourne le modèle et que vos données ne servent pas à l'entraîner.
2. Saisir factures, justificatifs et bulletins de livraison
Recopier les factures fournisseurs prend du temps et génère des erreurs. L'IA lit les PDF et les scans, relève le fournisseur, le montant, la TVA, l'échéance et les positions, puis prépare l'écriture pour Bexio, Abacus, SAP ou votre ERP.
- Industrie : les bulletins de livraison sont rapprochés des commandes et les écarts de quantité sont signalés.
- Commerce de détail et e-commerce : les factures fournisseurs en plusieurs langues sont lues et préparées selon le même plan comptable.
Points d'attention : gardez une étape de validation avant toute écriture ou tout paiement. Contrôlez le taux d'erreur sur un échantillon de vos vrais documents pendant les premières semaines. Les mises en page inhabituelles et les notes manuscrites demandent encore un contrôle humain.
3. Répondre aux questions des clients sur votre site
Beaucoup de questions arrivent le soir ou le week-end : horaires, prix, disponibilités, prise de rendez-vous. Un assistant de chat basé sur vos propres contenus répond jour et nuit en quatre langues et passe la main à votre équipe quand une question dépasse ce qu'il sait.
- Garages : les clients demandent un changement de pneus ou un service et reçoivent une proposition de rendez-vous.
- Hôtellerie et restauration : les hôtes s'informent sur le parking, l'heure d'arrivée ou les allergènes du menu.
Points d'attention : l'assistant ne doit répondre qu'à partir de contenus que vous avez validés, et dire quand il ne sait pas. Prévoyez un passage clair vers une personne. Indiquez aux utilisateurs qu'ils échangent avec une IA et mettez les contenus à jour quand les prix ou les horaires changent.
4. Trouver des réponses dans vos documents internes
Manuels, contrats, directives internes et anciens projets contiennent les réponses, mais les retrouver prend du temps. Avec un assistant de connaissances interne, vos collaborateurs posent une question en langage courant et obtiennent une réponse avec les documents sources.
- Courtiers en assurance : quelles conditions s'appliquent dans une police donnée, avec la page citée.
- Industrie : les étapes de maintenance tirées des manuels des machines, aussi pour les nouveaux collaborateurs.
Points d'attention : les droits d'accès. L'assistant doit respecter les mêmes autorisations que votre stockage de fichiers. Les réponses doivent toujours indiquer leurs sources pour pouvoir être vérifiées.
5. Préparer des offres et des documents standard
Beaucoup d'offres suivent le même schéma : une demande arrive, quelqu'un consulte la liste de prix, rédige le texte et ajoute les conditions. L'IA peut préparer une première version à partir de la demande et de vos modèles, qu'une personne ajuste puis envoie.
- Artisans et techniques du bâtiment : une offre pour l'entretien d'une chaudière, préparée à partir de l'e-mail du client et de votre liste de prix.
- Logistique : des offres de transport établies selon le trajet, le poids et la date de livraison.
Points d'attention : les prix et les conditions doivent venir de votre système, pas de l'imagination du modèle. Gardez la maîtrise de vos modèles et vérifiez toujours le montant final avant l'envoi.
6. Traduire et adapter des textes entre les langues nationales
Les entreprises suisses travaillent souvent en deux ou trois langues. L'IA traduit fiches produits, lettres aux clients, newsletters et notes internes entre le français, l'allemand, l'italien et l'anglais, en respectant votre propre terminologie.
- Commerce de détail et e-commerce : les textes produits de la boutique dans toutes les langues en une fois.
- Administration publique : communiqués et notices préparés dans les langues officielles.
Points d'attention : pour les textes juridiquement contraignants, les contrats ou les décisions officielles, une personne qui maîtrise la langue doit relire la traduction. Un court glossaire de vos termes garde le vocabulaire cohérent.
7. Rédiger des rapports réguliers à partir de vos données
Chiffre d'affaires de la semaine, commandes en cours, état du stock : les données existent, mais il faut les rassembler et les résumer. L'IA peut extraire les chiffres de vos systèmes, rédiger un court rapport clair et l'envoyer à la direction chaque lundi.
- Commerce de détail : meilleures ventes, articles qui tournent peu et produits à recommander.
- Gérance immobilière : réparations en cours, logements vacants et loyers en retard par immeuble.
Points d'attention : les chiffres doivent être calculés par vos systèmes ou par des requêtes claires, l'IA rédige seulement le texte autour. Comparez les premiers rapports avec vos propres chiffres avant de vous y fier.
Les sept tâches en un coup d'œil
| Tâche | Bénéfice principal | Reste à une personne |
|---|---|---|
| Trier et répondre aux e-mails | Réponses plus rapides, rien ne se perd | Validation et envoi de la réponse |
| Saisir factures et justificatifs | Plus de saisie manuelle | Validation de l'écriture et du paiement |
| Questions sur le site | Réponses aussi le soir | Demandes sensibles ou particulières |
| Recherche interne | Réponses en quelques secondes | Appréciation de la source |
| Préparer des offres | Première version en quelques minutes | Prix et conditions |
| Traduire | Toutes les langues à la fois | Textes contraignants |
| Rédiger des rapports | Chiffres sans recherche | Interprétation et décisions |
Comment commencer
- Choisissez une tâche fréquente qui pèse sur votre équipe.
- Rassemblez 20 à 50 exemples réels, par exemple des e-mails ou des factures.
- Testez la solution dans un petit pilote sur des données réelles et mesurez le temps gagné et les erreurs.
- Décidez sur la base des résultats si vous passez en production.
C'est le principe de notre forfait Pilot : un cas d'usage sur des données réelles en quatre semaines environ, dès CHF 4'900 HT. Si vous ne savez pas par quelle tâche commencer, une consultation gratuite de 30 minutes en visioconférence suffit souvent pour y voir clair, sans engagement.