Was KI heute übernehmen kann
Die Arbeit rund um die Buchhaltungssoftware braucht oft mehr Zeit als die Buchhaltung selbst. Jemand öffnet eine E-Mail, lädt ein PDF herunter, liest Lieferant, Betrag und Mehrwertsteuer ab, sucht das passende Konto und die Kostenstelle und tippt alles ein. Genau dieses Lesen und Zuordnen kann KI gut. Typische Aufgaben:
- Lieferantenrechnungen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, MWST-Sätze, Fälligkeit und Zahlungsangaben der QR-Rechnung auslesen und eine Kreditorenbuchung vorbereiten.
- Belege und Spesen: Fotos von Restaurant-, Tank- oder Parkquittungen werden zu Spesenpositionen mit Kategorie und MWST.
- Lieferscheine und Auftragsbestätigungen: Abgleich mit der Bestellung, Abweichungen bei Menge oder Preis werden markiert.
- Kundenmails: Anliegen wie Adressänderungen, Rechnungskopien oder Zahlungsfragen werden erkannt und eine Antwort vorbereitet.
- Mahnungen: ein freundlicher Zahlungserinnerungstext in der Sprache des Kunden, basierend auf dem offenen Posten.
- Kontierungsvorschläge: Konto, Kostenstelle und MWST-Code werden vorgeschlagen, je nachdem, wie ähnliche Belege früher gebucht wurden.
So sieht ein Ablauf in der Praxis aus
Nehmen wir eine Lieferantenrechnung, die als PDF in einem gemeinsamen Postfach eintrifft. Ein typischer automatisierter Ablauf hat sechs Schritte. Ihre Lieferanten müssen dafür nichts ändern.
- Die Rechnung kommt per E-Mail, oder jemand scannt oder fotografiert sie.
- Die KI liest das Dokument auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch und erfasst die Felder, die Sie brauchen.
- Sie prüft die Daten: Ist der Lieferant bekannt, ergeben Positionen und MWST den Gesamtbetrag, stimmen IBAN oder QR-Referenz mit den bekannten Angaben überein, handelt es sich vielleicht um ein Duplikat?
- Sie schlägt Konto, Kostenstelle und MWST-Code vor, gestützt auf Ihren Kontenplan und frühere Buchungen.
- Eine Person sieht das Originaldokument neben der vorbereiteten Buchung und gibt sie frei, korrigiert sie oder lehnt sie ab.
- Erst nach der Freigabe wird die Buchung über die Schnittstelle an Bexio oder Abacus übertragen, mit dem PDF als Beleg.
Warum die Freigabe wichtig ist
KI liest Dokumente gut, aber nicht fehlerfrei. Ein unscharfer Scan, ein ungewohntes Layout oder eine Gutschrift, die wie eine Rechnung aussieht, können zu einem falschen Wert führen. Die Freigabe fängt solche Fälle ab, bevor sie in Ihrer Buchhaltung landen. Und die Verantwortung bleibt dort, wo sie hingehört: bei Ihrem Finanzteam oder Ihrer Treuhand.
In der Praxis dauert eine Freigabe Sekunden statt Minuten, weil die Person nur noch prüft und nicht mehr tippt. Mit der Zeit können Sie festlegen, dass gewisse Belege, etwa die monatliche Rechnung desselben Telekomanbieters mit gleichem Betrag, nur einen kurzen Blick brauchen. Das Auslösen von Zahlungen sollte ein separater, bewusster Schritt bleiben.
Belege und Spesen
Spesenbelege sind klein, aber zahlreich. Mitarbeitende fotografieren sie mit dem Handy oder leiten sie per E-Mail weiter. Die KI liest Betrag, Datum, Geschäft und MWST, schlägt eine Kategorie wie Reise, Verpflegung oder Fahrzeug vor und gruppiert die Belege nach Person und Monat. Das Finanzteam prüft die Liste und überträgt sie in einem Schritt. Unleserliche Belege werden markiert, damit jemand nach einem besseren Foto fragen kann, solange die Reise noch frisch in Erinnerung ist.
E-Mails rund um die Buchhaltung
Ein guter Teil der E-Mails in einem Buchhaltungspostfach ist Routine. Die KI sortiert sie und bereitet den nächsten Schritt vor:
- Rechnungen und Belege werden erkannt und in den oben beschriebenen Ablauf übergeben.
- Anfragen nach einer Rechnungskopie erhalten einen Antwortentwurf mit dem passenden PDF im Anhang.
- Zahlungsfragen erhalten einen Entwurf mit offenem Betrag und Fälligkeit aus Ihrem System.
- Alles Ungewöhnliche, etwa eine Reklamation oder ein Streitfall, geht ohne Entwurf an die zuständige Person.
Was manuell bleibt
Die Automatisierung übernimmt das Abtippen, nicht die Entscheidungen. Diese Aufgaben bleiben bei Ihren Leuten:
- Buchungen freigeben und Zahlungen auslösen.
- Jahresabschluss, Abgrenzungen und alles, was eine Beurteilung der Periode verlangt.
- Streitfälle mit Lieferanten oder Kunden.
- Neue oder geänderte Bankverbindungen telefonisch überprüfen, denn gefälschte Bankangaben sind ein häufiges Betrugsmuster.
- MWST-Abrechnungen und alles, was Ihre Treuhand verantwortet.
Bexio und Abacus: die Unterschiede
Beide Systeme lassen sich an einen KI-Ablauf anbinden, die Umsetzung unterscheidet sich aber. Welcher Weg passt, hängt von Ihren Lizenzen, Modulen und davon ab, wer das System betreut.
| Bexio | Abacus | |
|---|---|---|
| Typische Nutzer | Kleine Unternehmen, die die Buchhaltung oft selbst führen | Wachsende KMU und Treuhandbüros, oft mit einem Partner, der das System einrichtet |
| Anbindung | Cloud-Software mit Schnittstelle für externe Tools | Schnittstellen hängen von Version, Modulen und Betrieb ab, meist zusammen mit Ihrem Abacus-Partner |
| Guter erster Anwendungsfall | Lieferantenrechnungen und Spesenbelege | Lieferantenrechnungen mit Kostenstellen und Visumsregeln |
| Wer einbezogen wird | Wer die Buchhaltung führt, allenfalls Ihre Treuhand | Finanzteam, Abacus-Partner und IT |
So starten Sie
- Wählen Sie eine Dokumentart mit Volumen, meist Lieferantenrechnungen. Schätzen Sie, wie viele pro Monat eintreffen und wie lange eine dauert.
- Sammeln Sie 30 bis 50 echte Beispiele, auch schwierige wie Scans, Gutschriften und Rechnungen in anderen Sprachen.
- Legen Sie Felder, Prüfungen und Freigaberegeln fest: Wer gibt was frei, und ab welchem Betrag schaut eine zweite Person hin?
- Testen Sie einige Wochen mit echten Daten, von Anfang an mit Freigabe, und messen Sie gesparte Zeit und nötige Korrekturen.
- Erst dann binden Sie den Ablauf definitiv an Bexio oder Abacus an und nehmen die nächste Dokumentart oder das E-Mail-Postfach dazu.
Bei Linxa beginnt das meist mit einer kostenlosen Erstberatung von 30 Minuten per Videocall, unverbindlich. Wenn ein Pilot sinnvoll ist, deckt unser Paket Pilot ab CHF 4'900 (exkl. MWST) einen Anwendungsfall mit echten Daten in rund vier Wochen ab. Auf Wunsch hosten wir in der Schweiz oder in der EU, und wir trainieren keine Modelle mit Ihren Dokumenten.