Die folgenden Aufgaben haben drei Dinge gemeinsam: Sie fallen häufig an, es geht um Texte, Dokumente oder Daten, und eine Person kann das Ergebnis in wenigen Sekunden prüfen. Der letzte Punkt ist wichtig. In jedem Beispiel bereitet die KI die Arbeit vor, und jemand aus Ihrem Team entscheidet, was damit geschieht.
1. Eingehende E-Mails sortieren und beantworten
In einem gemeinsamen Postfach wie info@ oder office@ landen Offertanfragen, Reklamationen, Rechnungen, Bewerbungen und Spam. KI liest jede Nachricht, erkennt das Anliegen, leitet sie an die zuständige Person weiter und entwirft eine Antwort in der Sprache der Kundschaft.
- Liegenschaftsverwaltung: Schadenmeldungen werden erkannt, Liegenschaft und Dringlichkeit erfasst und eine Bestätigung für die Mieterschaft vorbereitet.
- Treuhand: Fragen von Mandanten zu Fristen oder Unterlagen gehen mit einer kurzen Zusammenfassung an die zuständige Person in der Buchhaltung.
Worauf achten: Beginnen Sie mit Entwürfen statt mit automatischem Versand. Legen Sie klar fest, welche Kategorien es gibt und wer wofür zuständig ist. E-Mails enthalten oft Personendaten. Prüfen Sie deshalb, wo das Modell läuft und dass Ihre Daten nicht zum Training verwendet werden.
2. Rechnungen, Belege und Lieferscheine erfassen
Lieferantenrechnungen von Hand in die Buchhaltung zu übertragen ist langsam und fehleranfällig. KI liest PDFs und Scans, erkennt Lieferant, Betrag, MWST, Fälligkeit und Positionen und bereitet die Buchung für Bexio, Abacus, SAP oder Ihr ERP vor.
- Produktion: Lieferscheine werden mit den Bestellungen abgeglichen, Mengenabweichungen werden markiert.
- Detailhandel und E-Commerce: Lieferantenrechnungen in mehreren Sprachen werden gelesen und auf denselben Kontenplan vorbereitet.
Worauf achten: Behalten Sie einen Freigabeschritt, bevor etwas gebucht oder bezahlt wird. Prüfen Sie in den ersten Wochen die Fehlerquote an einer Stichprobe Ihrer echten Belege. Ungewöhnliche Layouts und handschriftliche Notizen brauchen weiterhin einen menschlichen Blick.
3. Kundenfragen auf Ihrer Website beantworten
Viele Fragen kommen abends oder am Wochenende: Öffnungszeiten, Preise, Verfügbarkeit, Terminbuchung. Ein Chat-Assistent, der auf Ihren eigenen Inhalten aufbaut, antwortet rund um die Uhr in vier Sprachen und übergibt an Ihr Team, wenn eine Frage über sein Wissen hinausgeht.
- Garagen: Kundinnen und Kunden fragen nach einem Reifenwechsel oder Servicetermin und erhalten einen Terminvorschlag.
- Gastronomie und Hotellerie: Gäste fragen nach Parkplätzen, Check-in-Zeiten oder Allergenen auf der Karte.
Worauf achten: Der Assistent soll nur aus Inhalten antworten, die Sie freigegeben haben, und sagen, wenn er etwas nicht weiss. Planen Sie eine klare Übergabe an eine Person. Weisen Sie darauf hin, dass es sich um eine KI handelt, und halten Sie die Inhalte aktuell, wenn sich Preise oder Zeiten ändern.
4. Antworten in internen Dokumenten finden
Handbücher, Verträge, interne Weisungen und frühere Projekte enthalten die Antworten, aber die Suche kostet Zeit. Mit einem internen Wissensassistenten stellen Mitarbeitende eine Frage in normaler Sprache und erhalten eine Antwort mit den Quelldokumenten.
- Versicherungsbroker: welche Bedingungen in einer bestimmten Police gelten, mit Angabe der Seite.
- Produktion: Wartungsschritte aus Maschinenhandbüchern, auch für neue Mitarbeitende.
Worauf achten: Zugriffsrechte. Nicht alle sollen Löhne oder Personaldossiers sehen. Der Assistent muss deshalb dieselben Berechtigungen einhalten wie Ihre Dateiablage. Antworten sollten immer ihre Quellen zeigen, damit man sie überprüfen kann.
5. Offerten und Standarddokumente vorbereiten
Viele Offerten folgen demselben Muster: Eine Anfrage kommt herein, jemand prüft die Preisliste, schreibt den Text und ergänzt die Konditionen. KI kann aus der Anfrage und Ihren Vorlagen eine erste Version erstellen, die eine Person anpasst und versendet.
- Handwerk und Haustechnik: eine Offerte für einen Heizungsservice, vorbereitet aus der E-Mail des Kunden und Ihrer Preisliste.
- Logistik: Transportofferten auf Basis von Strecke, Gewicht und Liefertermin.
Worauf achten: Preise und Konditionen müssen aus Ihrem System stammen, nicht aus der Fantasie des Modells. Behalten Sie die Vorlagen unter Ihrer Kontrolle und prüfen Sie den Endbetrag immer, bevor die Offerte hinausgeht.
6. Texte zwischen den Landessprachen übersetzen und anpassen
Schweizer Unternehmen arbeiten oft in zwei oder drei Sprachen. KI übersetzt Produktbeschreibungen, Kundenbriefe, Newsletter und interne Mitteilungen zwischen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch und kann dabei Ihre eigene Terminologie einhalten.
- Detailhandel und E-Commerce: Produkttexte für den Shop in allen Sprachversionen auf einmal.
- Öffentliche Verwaltung: Mitteilungen und Merkblätter, vorbereitet in den Amtssprachen.
Worauf achten: Bei rechtlich verbindlichen Texten, Verträgen oder Verfügungen sollte eine sprachkundige Person die Übersetzung prüfen. Führen Sie ein kurzes Glossar Ihrer Begriffe, damit die Wortwahl einheitlich bleibt.
7. Wiederkehrende Berichte aus Ihren Daten schreiben
Wöchentliche Umsätze, offene Aufträge, Lagerbestände: Die Daten sind vorhanden, aber jemand muss sie zusammentragen und zusammenfassen. KI kann die Zahlen aus Ihren Systemen holen, einen kurzen Bericht in verständlicher Sprache schreiben und ihn jeden Montag an die Geschäftsleitung senden.
- Detailhandel: Bestseller, Ladenhüter und Artikel, die nachbestellt werden sollten.
- Liegenschaftsverwaltung: offene Reparaturen, Leerstände und ausstehende Mieten pro Liegenschaft.
Worauf achten: Die Zahlen müssen von Ihren Systemen oder durch klare Abfragen berechnet werden, die KI schreibt nur den Text dazu. Vergleichen Sie die ersten Berichte mit Ihren eigenen Zahlen, bevor Sie sich darauf verlassen.
Die sieben Aufgaben im Überblick
| Aufgabe | Hauptnutzen | Bleibt bei einer Person |
|---|---|---|
| E-Mails sortieren und beantworten | Schnellere Antworten, nichts geht verloren | Freigabe und Versand der Antwort |
| Rechnungen und Belege erfassen | Kein Abtippen mehr | Freigabe von Buchung und Zahlung |
| Fragen auf der Website | Antworten auch am Abend | Heikle oder spezielle Anliegen |
| Interne Wissenssuche | Antworten in Sekunden | Beurteilung der Quelle |
| Offerten vorbereiten | Erste Version in Minuten | Preise und Konditionen |
| Übersetzen | Alle Sprachen gleichzeitig | Verbindliche Texte |
| Berichte schreiben | Zahlen ohne Suchen | Interpretation und Entscheide |
So starten Sie
- Wählen Sie eine Aufgabe, die oft vorkommt und Ihr Team Zeit kostet.
- Sammeln Sie 20 bis 50 echte Beispiele, etwa E-Mails oder Rechnungen.
- Testen Sie die Lösung in einem kleinen Pilot mit echten Daten und messen Sie Zeitersparnis und Fehler.
- Entscheiden Sie anhand der Ergebnisse, ob Sie die Lösung in den Betrieb übernehmen.
So funktioniert unser Pilot-Paket: ein Anwendungsfall mit echten Daten in rund vier Wochen, ab CHF 4'900 exkl. MWST. Wenn Sie nicht sicher sind, mit welcher Aufgabe Sie beginnen sollen, reicht oft eine kostenlose 30-Minuten-Beratung per Videocall, unverbindlich.