Das Gesetz gilt bereits für KI
Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz, oft revDSG oder nDSG genannt, ist seit dem 1. September 2023 in Kraft. Es ist technologieneutral formuliert. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hat festgehalten, dass es direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist. Ein eigenes Schweizer KI-Gesetz, das KMU heute befolgen müssten, gibt es derzeit nicht.
Personendaten in Prompts
Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Bei KI tauchen sie oft auf, ohne dass es jemand bemerkt. Ein typischer Fall: Eine Mitarbeiterin kopiert eine Kundenmail in ein öffentliches Chat-Tool, um rasch eine Antwort zu formulieren. Die Mail enthält Name, Adresse und vielleicht Details einer Reklamation. Das ist eine Bearbeitung von Personendaten, und sie findet jetzt bei einem Dritten statt, oft ausserhalb der Schweiz. Achten Sie besonders auf:
- Mails von Kunden und Lieferanten mit Namen, Telefonnummern und Adressen
- Personaldossiers wie Lebensläufe, Zeugnisse oder Absenzen
- Gesundheitsdaten, etwa in Arztpraxen oder bei Versicherungsbrokern, die als besonders schützenswerte Personendaten gelten
Die einfachste Regel heisst Datenminimierung. Geben Sie der KI nur, was sie für die Aufgabe braucht. Oft lässt sich die Arbeit erledigen, wenn Namen entfernt oder durch Platzhalter ersetzt werden. Wo das nicht geht, braucht es eine Lösung, bei der Sie bestimmen, wo die Daten bearbeitet werden und was der Anbieter damit tun darf.
KI-Anbieter sind Auftragsbearbeiter
Bearbeitet ein externer Dienst Personendaten in Ihrem Auftrag, spricht das Gesetz von Auftragsbearbeitung (Art. 9 DSG). Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Sie dürfen Daten nur übergeben, wenn der Anbieter sie so bearbeitet, wie Sie es selbst tun dürften, und Sie müssen sich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleistet. In der Praxis heisst das: ein schriftlicher Auftragsbearbeitungsvertrag. Bevor Sie einen KI-Dienst mit echten Daten nutzen, prüfen Sie, ob der Vertrag mindestens Folgendes regelt:
- Welche Daten zu welchem Zweck bearbeitet werden
- Dass der Anbieter Ihre Daten nicht zum Training seiner Modelle verwendet
- Wo die Daten gespeichert und bearbeitet werden, inklusive Unterauftragnehmer
- Wie lange Eingaben und Ergebnisse aufbewahrt und wann sie gelöscht werden
- Technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen
- Unterstützung bei einer Datenschutzverletzung oder einem Auskunftsbegehren
Daten ins Ausland
Viele KI-Modelle laufen in Rechenzentren ausserhalb der Schweiz. Nach Art. 16 DSG dürfen Personendaten ins Ausland bekanntgegeben werden, wenn der Bundesrat festgestellt hat, dass der Zielstaat einen angemessenen Schutz bietet. Die Liste in der Datenschutzverordnung umfasst die Staaten der EU und des EWR, das Vereinigte Königreich und weitere Länder. Seit dem 15. September 2024 gelten die USA nur für Unternehmen als angemessen, die unter dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert sind.
Für andere Staaten oder für US-Anbieter ohne Zertifizierung braucht es zusätzliche Garantien, in der Regel vom EDÖB anerkannte Standardvertragsklauseln, zusammen mit einer Abklärung der Risiken im Zielland. Art. 17 DSG lässt einige Ausnahmen zu, etwa die ausdrückliche Einwilligung, doch diese sind nicht als Grundlage für den Alltagsbetrieb gedacht.
| Hosting | Bedeutung für den Datenschutz |
|---|---|
| Schweiz | Keine Bekanntgabe ins Ausland. Die einfachste Lösung für sensible Daten und Verwaltungen. |
| EU oder EWR | Angemessener Schutz nach Schweizer Recht. Eine solide Wahl für die meisten KMU-Anwendungen. |
| USA, zertifizierter Anbieter | Angemessen, wenn der Anbieter unter dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert ist. Prüfen Sie die Zertifizierung und welche Dienste sie abdeckt. |
| Andere Länder | Standardvertragsklauseln und Risikoabklärung nötig. Für Personendaten nur mit gutem Grund. |
Informationspflicht und automatisierte Entscheide
Nach Art. 19 DSG müssen Sie Personen informieren, wenn Sie ihre Personendaten beschaffen. Die Datenschutzerklärung nennt die Zwecke, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern und, falls Daten ins Ausland gehen, die Staaten und die verwendeten Garantien. Führen Sie einen KI-Dienst ein, der Kundendaten bearbeitet, passen Sie die Datenschutzerklärung an. Setzen Sie auf Ihrer Website einen Chat-Assistenten ein, machen Sie klar erkennbar, dass die Besucher mit einer KI und nicht mit einem Menschen schreiben.
Art. 21 DSG regelt automatisierte Einzelentscheidungen. Beruht ein Entscheid ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung und hat er eine Rechtsfolge oder eine erhebliche Beeinträchtigung für die Person, zum Beispiel die Absage an eine Bewerberin, müssen Sie die Person informieren. Sie kann ihren Standpunkt darlegen und verlangen, dass ein Mensch den Entscheid überprüft. Am einfachsten vermeiden Sie das mit einem Ablauf, in dem die KI vorbereitet und ein Mensch entscheidet. So bauen wir unsere Lösungen: Menschen geben frei, was die KI vorbereitet.
Wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist
Art. 22 DSG verlangt eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), wenn eine Bearbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Personen mit sich bringt. Als Beispiele nennt das Gesetz die umfangreiche Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten und die systematische Überwachung umfangreicher öffentlicher Bereiche. Auch neue Technologien können das Risiko erhöhen. Fragen zu Öffnungszeiten beantworten oder Lieferantenrechnungen auslesen erreicht diese Schwelle in der Regel nicht. Patientendossiers auswerten, Mitarbeitende beurteilen oder Kundenprofile mit KI erstellen kann sie durchaus erreichen. Bleibt trotz geplanter Massnahmen ein hohes Risiko, müssen Sie vorgängig den EDÖB konsultieren (Art. 23 DSG).
Prüfen Sie auch das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten (Art. 12 DSG). Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden sind davon befreit, ausser sie bearbeiten besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang oder führen ein Profiling mit hohem Risiko durch. Auch wenn Sie befreit sind: Eine kurze Liste, welches KI-Tool welche Daten bearbeitet, ist nützlich und kostet wenig.
Der EU AI Act: relevant, wenn Sie in die EU liefern
Der AI Act der EU gilt in der Schweiz nicht direkt. Er kann aber Schweizer Unternehmen betreffen, die ein KI-System in der EU in Verkehr bringen oder deren KI-System Ergebnisse liefert, die in der EU verwendet werden. Ein Schweizer KMU, das ein KI-Tool für das eigene Geschäft in der Schweiz nutzt, ist in der Regel nicht betroffen. Ein Schweizer Softwareunternehmen, das ein KI-Produkt an Kunden in der EU verkauft, unter Umständen schon. Die Pflichten werden schrittweise eingeführt, und Teile des Zeitplans können sich noch verschieben. Für die meisten KMU geht es um Transparenz, etwa den Hinweis, dass Nutzer mit einer KI interagieren, und um strengere Regeln für Hochrisiko-Anwendungen wie die Personalauswahl. Wenn Sie in die EU verkaufen, klären Sie Ihren Fall gezielt ab.
Checkliste für die Praxis
- Erfassen Sie die genutzten KI-Tools, auch kostenlose, die Mitarbeitende auf eigene Faust verwenden
- Nutzen Sie Business- oder API-Angebote mit Auftragsbearbeitungsvertrag statt Privatkonten
- Prüfen Sie, wo die Daten bearbeitet werden, und bevorzugen Sie die Schweiz oder die EU
- Prüfen Sie bei US-Anbietern die Zertifizierung unter dem Data Privacy Framework
- Passen Sie die Datenschutzerklärung an und kennzeichnen Sie KI-Chat-Assistenten als KI
- Klären Sie bei sensiblen Daten oder Profiling, ob eine DSFA nötig ist
- Schreiben Sie eine kurze interne Regel, was in KI-Tools eingegeben werden darf, und schulen Sie Ihr Team
So gehen wir bei Linxa vor
Wir bauen KI-Lösungen für Schweizer KMU und Verwaltungen und berücksichtigen diese Regeln von Anfang an. Auf Wunsch hosten wir in der Schweiz oder in der EU, Kundendaten werden nicht zum Training von Modellen verwendet, und Menschen geben frei, was die KI vorbereitet. Im AI-Discovery-Workshop (ab CHF 1'200) betrachten wir Ihre Anwendungsfälle zusammen mit den Datenschutzfragen, damit Sie vor einem Pilotprojekt wissen, welche Daten wohin dürfen. Für eine erste Einschätzung buchen Sie die kostenlose 30-minütige Beratung per Videocall.