Auf einen Blick
| Kriterium | Standard-KI-Tools | Eigene KI-Lösung |
|---|---|---|
| Zeit bis zum Start | Tage, manchmal Minuten | Rund 4 Wochen für einen Pilot, länger für die vollständige Integration |
| Anfangskosten | Gering oder keine, meist ein Monatsabo | Einmaliges Projekt, Pilot ab CHF 4'900, Production ab CHF 12'000 |
| Laufende Kosten | Abo pro Person oder pro Volumen, vom Anbieter festgelegt | Hosting, Modellnutzung und Wartung, zum Beispiel Care ab CHF 290 pro Monat |
| Passt zu Ihren Abläufen | Sie passen sich dem Tool an | Die Lösung folgt Ihren Formularen, Regeln und Freigabeschritten |
| Integrationen | Die Konnektoren, die der Anbieter anbietet | Bexio, Abacus, SAP, CRM, Webshop oder Tabellen, nach Bedarf verbunden |
| Daten und Hosting | Vom Anbieter bestimmt | Schweiz oder EU auf Wunsch, kein Training mit Ihren Daten |
| Abhängigkeit | Von Roadmap, Preisen und Bedingungen des Anbieters | Von dokumentiertem Code und einem Partner oder Ihrem eigenen Team |
Was hier mit Standard gemeint ist
Mit Standard-Tools meinen wir Software im Abo, die bereits KI-Funktionen enthält: Belegerkennung in der Buchhaltungssoftware, Antwortvorschläge im Helpdesk, Sitzungsprotokolle, KI-Funktionen im CRM. Viele Programme, die Sie bereits nutzen, erhalten laufend solche Funktionen. Bevor Sie über eine eigene Lösung nachdenken, prüfen Sie, was Ihre bestehende Software schon kann. Vielleicht bezahlen Sie bereits dafür.
Wann ein Standard-Tool die bessere Wahl ist
- Ihr Prozess ist Standard und läuft gleich wie in Tausenden anderen Unternehmen.
- Das Volumen ist klein, selbst eine perfekte Lösung würde nur wenige Stunden pro Monat sparen.
- Sie brauchen nächste Woche etwas, das läuft, nicht im nächsten Quartal.
- Ein Tool deckt das meiste ab, und mit dem Rest können Sie leben.
- Im Moment hat niemand in Ihrem Unternehmen Zeit, an einem Projekt mitzuarbeiten.
Wann sich eine eigene Lösung lohnt
- Ihr Prozess hat seine eigene Logik: spezielle Formulare, Artikelnummern, Freigaberegeln oder Ausnahmen.
- Die Daten liegen in mehreren Systemen, die kein einzelnes Produkt verbindet.
- Dokumente kommen auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch und sollen gleich verarbeitet werden.
- Sie brauchen Hosting in der Schweiz oder klare Kontrolle darüber, wohin Daten fliessen.
- Sie zahlen für mehrere Tools, die je ein Teilstück lösen, während Mitarbeitende Daten von Hand dazwischen kopieren.
Die versteckten Kosten auf beiden Seiten
Fertige Tools wirken zu Beginn günstig, doch Preise pro Person summieren sich, Funktionen und Bedingungen können sich ändern, Exporte sind manchmal eingeschränkt, und Mitarbeitende bauen Umwege um das, was das Tool nicht kann. Eine eigene Lösung vermeidet vieles davon, hat aber eigene Kosten: den Aufbau, die Wartung, Modell-Updates und jemanden, der dafür verantwortlich ist. Eine eigene Lösung ohne Wartungsplan altert schnell. Vergleichen Sie beides über drei Jahre, nicht nur anhand der ersten Rechnung.
Ein Mittelweg
Die Wahl ist selten alles oder nichts. Oft entsteht das beste Ergebnis, wenn Sie die Software behalten, die funktioniert, etwa Bexio, Ihr CRM oder Ihren Helpdesk, und einen eigenen KI-Schritt ergänzen, der sie verbindet. Zum Beispiel liest die KI Rechnungen, eine Person prüft sie, und sie werden in Ihrer bestehenden Buchhaltung verbucht. Ihr Team behält die vertrauten Tools, und die Handarbeit dazwischen fällt weg.
Fragen, die Sie vor dem Entscheid stellen sollten
- Um wie viele Fälle pro Monat geht es, und wie lange dauert jeder heute?
- Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht, und wer prüft das Ergebnis?
- Wo werden unsere Daten verarbeitet und gespeichert?
- Können wir unsere Daten und Einstellungen exportieren, wenn wir wechseln wollen?
- Wer wartet die Lösung in zwei Jahren?
Unser Fazit
Wählen Sie ein Standard-Tool, wenn Ihr Prozess Standard ist, die Volumen überschaubar sind und ein fertiges Produkt das meiste abdeckt. Wählen Sie eine eigene Lösung, wenn Ihr Prozess eigene Regeln hat, Daten in mehreren Systemen liegen oder Sie Kontrolle über Hosting und Freigabeschritte brauchen. Wenn Sie unsicher sind, prüfen Sie zuerst, was Ihre bestehende Software bereits bietet, und bauen Sie dann nur das fehlende Stück.