Automatizzare Bexio e Abacus con l'IA: fatture, giustificativi ed e-mail

Cosa può fare l'IA già oggi

Il lavoro attorno al software contabile richiede spesso più tempo della contabilità stessa. Qualcuno apre un'e-mail, scarica un PDF, legge fornitore, importo e IVA, cerca il conto e il centro di costo giusti e inserisce tutto. Proprio questo lavoro di lettura e classificazione è ciò che l'IA fa bene. Compiti tipici:

• Fatture dei fornitori: leggere fornitore, numero, data, importi, aliquote IVA, scadenza e dati di pagamento della QR-fattura, poi preparare una registrazione creditore.
• Giustificativi e note spese: le foto di scontrini di ristorante, carburante o parcheggio diventano voci di spesa con categoria e IVA.
• Bollettini di consegna e conferme d'ordine: confronto con l'ordine e segnalazione delle differenze di quantità o prezzo.
• E-mail dei clienti: richieste come cambi di indirizzo, copie di fatture o domande sui pagamenti vengono riconosciute e viene preparata una risposta.
• Solleciti di pagamento: un testo cortese nella lingua del cliente, basato sulla partita aperta.
• Proposte di imputazione: conto, centro di costo e codice IVA proposti in base a come sono stati registrati documenti simili in passato.

Come funziona un flusso nella pratica

Prendiamo una fattura di un fornitore che arriva in PDF in una casella e-mail condivisa. Un tipico flusso automatizzato ha sei passi. I vostri fornitori non devono cambiare nulla.

1. La fattura arriva per e-mail, oppure qualcuno la scansiona o la fotografa.
2. L'IA legge il documento in tedesco, francese, italiano o inglese ed estrae i campi che vi servono.
3. Controlla i dati: il fornitore è conosciuto, le righe e l'IVA danno il totale, l'IBAN o il riferimento QR corrispondono a quelli noti, potrebbe trattarsi di un doppione?
4. Propone conto, centro di costo e codice IVA, sulla base del vostro piano contabile e delle registrazioni precedenti.
5. Una persona vede il documento originale accanto alla registrazione preparata e la approva, la corregge o la respinge.
6. Solo dopo l'approvazione la registrazione viene trasmessa a Bexio o Abacus tramite l'interfaccia del software, con il PDF allegato come giustificativo.

Perché l'approvazione è importante

L'IA legge bene i documenti, ma non senza errori. Una scansione sfocata, un layout insolito o una nota di credito che sembra una fattura possono portare a un valore sbagliato. L'approvazione intercetta questi casi prima che arrivino nella vostra contabilità. E la responsabilità resta dove deve stare: presso il vostro team finanziario o la vostra fiduciaria.

Nella pratica un'approvazione richiede pochi secondi invece di minuti, perché la persona controlla invece di digitare. Con il tempo potete stabilire che alcuni documenti, per esempio la fattura mensile dello stesso operatore telefonico con lo stesso importo, richiedano solo un rapido sguardo. L'esecuzione dei pagamenti dovrebbe restare un passo separato e consapevole.

Giustificativi e note spese

I giustificativi delle spese sono piccoli ma numerosi. I collaboratori li fotografano con il telefono o li inoltrano per e-mail. L'IA legge importo, data, esercente e IVA, propone una categoria come trasferta, pasti o veicolo e raggruppa i giustificativi per persona e per mese. Il team finanziario controlla l'elenco e lo trasmette in un solo passo. I giustificativi illeggibili vengono segnalati, così qualcuno può chiedere una foto migliore finché la trasferta è ancora fresca nella memoria.

Le e-mail attorno alla contabilità

Buona parte delle e-mail in una casella contabile è routine. L'IA le smista e prepara il passo successivo:

• Fatture e giustificativi vengono riconosciuti e inviati nel flusso descritto sopra.
• Le richieste di copia di una fattura ricevono una bozza di risposta con il PDF giusto in allegato.
• Le domande sui pagamenti ricevono una bozza con l'importo aperto e la scadenza ripresi dal vostro sistema.
• Tutto ciò che è insolito, come una contestazione o un reclamo, va alla persona giusta senza bozza.

Cosa resta manuale

L'automazione si occupa della digitazione, non delle decisioni. Questi compiti restano ai vostri collaboratori:

• Approvare le registrazioni ed eseguire i pagamenti.
• La chiusura annuale, i ratei e risconti e tutto ciò che richiede una valutazione del periodo.
• Le contestazioni con fornitori o clienti.
• Verificare per telefono coordinate bancarie nuove o modificate, perché le coordinate false sono uno schema di frode frequente.
• I rendiconti IVA e tutto ciò di cui risponde la vostra fiduciaria.

Bexio e Abacus: le differenze

Entrambi i sistemi possono essere collegati a un flusso con l'IA, ma la realizzazione cambia. L'approccio giusto dipende dalle vostre licenze, dai moduli e da chi gestisce il sistema.

Come iniziare

1. Scegliete un tipo di documento con volume, di solito le fatture dei fornitori. Stimate quante ne arrivano al mese e quanto tempo richiede ognuna.
2. Raccogliete da 30 a 50 esempi reali, anche difficili, come scansioni, note di credito e fatture in altre lingue.
3. Definite campi, controlli e regole di approvazione: chi approva cosa, e a partire da quale importo guarda una seconda persona.
4. Fate un test di qualche settimana su dati reali, con l'approvazione fin dal primo giorno, e misurate il tempo risparmiato e le correzioni necessarie.
5. Solo allora collegate il flusso in modo definitivo a Bexio o Abacus e aggiungete il tipo di documento successivo o la casella e-mail.

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